W celu sporządzenia czynności notarialnej, należy skontaktować się z Kancelarią Notarialną. Można to zrobić osobiście, telefonicznie lub poprzez e-mail. Kontakt ten jest niezbędny, aby: po pierwsze - określić rodzaj czynności, jaka ma być dokonana, po drugie - ustalić dokumenty niezbędne do jej sporządzenia.
Oryginalne dokumenty winny być dostarczone notariuszowi przed terminem dokonania czynności w celu weryfikacji ich aktualności i autentyczności.


Spis podstawowych dokumentów niezbędnych do dokonania czynności notarialnych:

1. Dokumenty potrzebne do przygotowania umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) nieruchomości stanowiącej samodzielny lokal:

1. dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego),
2. numer księgi wieczystej lub odpis księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu,
3. na życzenie stron, wydane przez właściwy organ zaświadczenie, z którego wynika, że nikt w danym lokalu nie jest zameldowany ani na pobyt czasowy, ani na pobyt stały.

2. Dokumenty potrzebne do przygotowania umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) nieruchomości gruntowej (zabudowanej lub niezabudowanej):

1. dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego),
2. numer księgi wieczystej lub odpis księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości),
3. wypis z rejestru gruntów - z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
4. wyrys z mapy ewidencyjnej - z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej (w przypadku, gdy przedmiotem umowy jest jedna działka, a w księdze wieczystej jest ich więcej i zachodzi potrzeba odłączenia przedmiotowej działki z kięgi wieczystej),
5. zaświadczenie wydane przez Urząd Miasta lub Gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie wydane przez Urząd Miasta lub Gminy stwierdzające, że działka nie jest objęta ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
6. mapa z projektem podziału - z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca projekt podziału (jeśli przedmiotowa działka uległa podziałowi), w innych przypadkach wykaz zmian gruntowych,
7. w przypadku nieruchomości zabudowanej, na życzenie stron, wydane przez właściwy organ zaświadczenie, z którego wynika, że nikt w danym budynku nie jest zameldowany ani na pobyt czasowy, ani na pobyt stały.

3. Dokumenty potrzebne do przygotowania umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

1. dokument stanowiący podstawę nabycia spółdzielczego własnościowego prawa przez uprawnionego (np. przydział wydany przez spółdzielnię mieszkaniową lub wypis aktu notarialnego),
2. numer kięgi wieczystej lub odpis księgi wieczystej prowadzonej dla przedmiotowego spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – jeżeli księga wieczysta dla tego prawa została założona,
3. aktualne zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową,
4. na życzenie stron, wydane przez właściwy organ zaświadczenie, z którego wynika, że nikt w danym lokalu nie jest zameldowany ani na pobyt czasowy, ani na pobyt stały.

4. Dokumenty potrzebne do przygotowania umowy działu spadku i/lub zniesienia współwłasności:

1. dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego),
2. postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
3. zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia i nie ma przeszkód na dalsze dysponowanie majątkiem nabytym na podstawie w/w dokumentów.

5. Dokumenty potrzebne do przygotowania umowy podziału majątku:

1. podstawa wprowadzenia umownej lub przymusowej rozdzielności majątkowej albo wyrok rozwodowy (umowa majątkowa małżeńska, wyrok sądu),
2. postawa nabycia i inne dokumenty (w tym wyżej wymienione) dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych wchodzących w skład dzielonego majątku.

6. Dokumenty potrzebne do przygotwania umowy ustanowienia odrębnej własności lokali oraz umowy deweloperskiej:

1. dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego),
2. numer księgi wieczystej lub odpis księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości,
3. wypis z rejestru gruntów - z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
4. wyrys z mapy ewidencyjnej - z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
5. inwentaryzacja architektoniczno - budowlana (projekt wyodrębnienia lokali),
6. zaświadczenie właściwego organu administracji (Prezydenta Miasta lub Starosty) stwierdzające, że lokal odpowiada wymogom ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali i stanowi samodzielny lokal.

7. Dokumenty potrzebne do przygotowania aktu poświadczenia dziedziczenia:

1. odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
2. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców (odpis aktu urodzenia lub odpis aktu małżeństwa w przypadku kobiet lub meżczyzn, którzy zmienili nazwisko w skutek zawarcia związku małżeńskiego),
3. testamenty sporządzone przez spadkodawcę,
4. zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy wydane przez właściwy organ albo anulowany dowód osobisty spadkodawcy,
5. numer księgi wieczystej dla nieruchomości, która wchodzi w skład spadku.

8. Dokumenty potrzebne do przygotowania umowy/aktu założycielskiego Spółek i innych osób prawnych:

1. dane osobowe założycieli,
2. firma,
3. podstawowe założenia umowy lub statutu.

9. Dokumenty potrzebne do przygotowania protokołów Spółek, innych osób prawnych oraz wspólnot mieszkaniowych:

1. dane rejestrowe (odpis z rejestru/numer rejestru),
2. porządek obrad i projekty uchwał.

Jeśli nieruchomość lub prawo zostały nabyte na podstawie: dziedziczenia, zasiedzenia lub darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub przeniesienia własności w wykonaniu zapisu albo polecenia testamentowego - dokonanych po dniu 31 grudnia 2006 roku, niezbędne jest przedłożenie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego, z którego wynika, że podatek od spadków i darowizn został uregulowany i nie ma przeszkód na dalsze dysponowanie majątkiem nabytym na podstawie w/w czynności.

Jeśli stroną czynności jest osoba prawna, potrzebne są: dane rejestrowe, dane przedstawicieli, umowa założycielskie (akt założycielski, statut), zgoda (uchwała) na dokonanie konkretnej czynności prawnej.

Jeśli stroną czynności są małżonkowie, a obowiązuje między nimi rozdzielność majątkowa małżeńska, niezbędne będzie przedłożenie do czynności notarialnej: umowy majątkowej małżeńskiej lub dokumentu, na podstawie którego powstał taki ustrój majątkowy.

Podane wyżej dokumenty są dokumentami podstawowymi i po wstępnej ich analizie może okazać się, że niezbędne będą dodatkowe dokumenty, stąd tak istotny jest bezpośredni kontakt z Kancelarią.

Podczas każdej czynności notarialnej jej strony powinny okazać notariuszowi ważny dowód osobisty (ewentualnie ważny paszport).